Excelで配車表を組むことのデメリットとは

From:朴成浩

こんにちは、ライナロジクス 朴です。

マクロな話が続きましたし、

今日は軽めにシステム系の話です。

最近、社内で話題になったのですが、

うちの会社を検索するとき、意外に多いのが、

「Excel 配車」とか

「エクセル 配車ソフト フリー」とか

「Exel 配車表」（誤字そのまま！）とか

要は、Excelを使って配車組みを行いたいのだろう、

というようなキーワードです。

Excelは確かに便利ですよね。

よく「読み書きそろばん」と言いますよね？

個人的には、現代のビジネスマンの基本習得スキルは

「読み書きエクセル」じゃないか、と思うくらいです。

ですが、、

これは配車に限ったことではないのですが、

表計算や集計ではない、いわゆる「○○業務」、

つまり会社の根幹業務にも

安易にExcelを使うのは危ない面があります。

Excelの万能さ、便利さゆえの落とし穴があるのです。

Excelで「良い配車」は組めるのか

Excelはあまりに万能で便利なので、

ついつい、何でもできるような気になってしまいます。

かくいう私たちも、よく顧客に

「そんなのExcelでやろうよ」

みたいなことをよく言ってますが……。

Excelマスターほど、何でもExcelでできる気になるし

実際、Excelの方が便利なことは多いです。

ですが、そこに罠が潜んでいます。

当たり前ですが、Excelはその業務に特化した

システムではないわけです。

どういうことか、「配車」を例に説明します。

たとえば、配車組みを「紙と鉛筆」

（あるいは「ホワイトボードとマグネット」でも良いですが）

の代わりにExcelの上でやることを考えてみましょう。

Excelで配車組みを行えば、組んだ結果は

すぐに「配車表」として印刷できますし、

今どき、簡単にメールで送ったりもできます。

あらかじめ、よく行く配送先や地域をリストなんかに

登録してドロップダウンリストで選べるようにしておけば

業務効率もずいぶんとはかどりそうです。

確かにとても便利です。

ですが、よく考えてみましょう。

それはその業務にとって

本当に「一番」重要なことでしょうか？

確かに、作業が圧倒的に楽で、その上、

アウトプットを他人にきれいに見せられるので、

何となく仕事のパフォーマンスは

ものすごく上がったように感じてしまいます。

しかし、仕事の本当のキーになる部分、

（いわゆる「コアコンピタンス」ですね）

は、本当にそれで良くなっているのか？

つまり、

それで良い配車が組めているのか？

ここが重要です。

Excelには、当然、その業務に特化したノウハウが

詰まっているわけではないですし、なので、

Excelがコアの競争力を向上させるわけではありません。

にもかかわらず、何となく、

「良い仕事をした」ように錯覚してしまう。

これが第一の罠です。

配車には配車専用ツールを

この罠にはもれなくおまけが付いてきます。

この落とし穴に落ちるのは

作業者本人だけではないんですね。

なまじ業務負荷が（一見）激減し、

その上、見栄えの良い結果が出るものだから

作業結果に対して誰も異論を挟まなくなる、

これが２番目の罠です。

よく見かけませんか？

「秘伝のタレ」みたいなExcel。

下手すると印刷した後、手書きで直していたりして

こうなってくるともう最初から手でやった方が

良いんじゃないか、という(笑)

「いつまでこのExcel使ってるんだ！」

と叫びたくもなりますよね。

この病状が最後に行き着くのは

どういうものでしょう？ それは、

「Excelでできないことは見えなくなる」症候群

です。

本当はそんなこと全くないのに

いつの間にか誰もがExcelを万能と錯覚して

Excelでできないことを考えなくなってしまう。

これが最も恐ろしい点です。

Excelではできないことや、手間がかかることを、

本当はどうだったのだろうか？と

誰も検証しなくなってしまうのです。

業務や、業務の前提条件が硬直していないか？

時代状況や競争環境に合わなくなってはいないか？

これは企業にとっては最も注意を

払い続けなくてはいけないことですが、

システムの上でこういうことが起きていても

なぜか不思議と気にしない人は多いように思います。

（見ないふりをしているのかもしれませんが）

どんなに素晴らしい仕組みやシステムでも

継続的に、かつ適切にメンテナンスされなければ

かえって害悪の方が大きくなってしまいます。

＊　＊　＊　＊　＊

Excelは確かに便利な道具です。

もはや「紙と鉛筆」の代わりと言っても良いでしょう。

ですが、あなたの頭の部分、業務ノウハウを

代行できるものではありません。

プロはプロの道具を使います。

「小刀で家を建てる」、

あなたはそんな無茶をしていないでしょうか？

（自戒を込めて書いてますが……）

＋＋朴成浩

[2016/12/22 追記]

とはいえ、配車システム導入となるといくら私たちの「LYNA 自動配車デスクトップ」がパッケージで開発不要といっても、それなりの導入計画は必要になるわけで、

まずは手軽にエクセルで配車管理簿でも付けてみようか

システムはそれから考えよう

と思う方の気持ちはよく分かります。

というわけで、

せっかくなら良い物をということで日々の配車業務に簡単に使えるExcelの配車表テンプレートの決定版を私たちで作ってみることにしました。

以下のページよりダウンロード可能です！

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「配車管理簿」「配車表 フリーソフト」「配車アプリ」等のキーワードでお探しの方は、

ぜひ一度、ライナ式エクセル配車表を無料ですのでお試しくださいませ！